Vad gör en projektledare – Allt om projektledning

Projektledare är en titel som har blivit lite av en statussymbol som många stoltserar med nuförtiden. Positionen är eftertraktad, men långt ifrån alla vet vad rollen faktiskt innebär. Resultatet blir därefter. I den här artikeln går vi igenom allt du behöver veta om rollen som projektledare.

Att leda ett projekt innebär oftast ett enormt ansvar, både över tid, pengar och människor. Man har tilldelats en budget, tidsram och en grupp människor som ska utföra arbetet och nå målet. Det kräver kompetens.

Vi alla har jobbat under någon som inte borde vara chef och vi vet vilken förödande effekt det kan ha. Både för organisationen och dig eller dina kollegor.

I grund och botten handlar det om okunskap, men ibland även arrogans. Det är trendigt att vara projektledare och att ta hand om ett ”team”. Men att leda en grupp människor kräver mer än några engelska ord och en snygg kostym.

Vad gör en projektledare

Ett projekt är ett temporärt arbete med en definierad start och ett slut. Man har allokerat resurser till projektet; tid, pengar och arbetskraft.

Projektledaren står som ansvarig för projektet, från början till slut. Precis som vilken chef som helst, så tar ledaren fram strategier, delar ut arbetsuppgifter och kommunicerar med gruppen. Personen tar alltså hand om det praktiska i olika processer, så väl som gruppens moral och motivation.

Vad skiljer en projektledare från en chef

I grund och botten är de båda befattningarna densamma. Man planerar, organiserar och hanterar resurser för att uppnå ett specifikt mål.

Eftersom ett projekt är temporärt, så är även projektledarens specifika position temporär. Även om han eller hon hoppar mellan olika projekt inom företaget.

En ”vanlig” chef har permanenta resurser, strategier och mål. Arbetet är inte lika dynamiskt och det finns tid att utveckla både gruppen, arbetet och sig själv på ett helt annat sätt.

Ett projekt har vanligtvis följande kännetecken:

Tidslinje: Projektet har en utstakad tidslinje där det är bestämt när man ska starta och när man ska sluta.
Resurser: Ett projekt har begränsade resurser vad gäller tid, pengar och arbetskraft.
Arbetslag: Projektets medlemmar är ofta utspridda på olika positioner och avdelningar inom en organisation.

Man kan alltså säga att ledarskapet är precis likadant som på en vanlig chefspositionen. Men själva arbetssituationen är annorlunda, vilket kräver andra kvaliteter, infallsvinklar och arbetssätt för en projektledare.

Projektledarens arbetssätt

Man brukar dela in projektet i tre kategorier: planering, schemaläggning och kontroll.

1. Planering
Projektledaren definierar projektet. Vad ska göras, hur ska det göras och vad är målet. Resursplanering görs även här.

2. Schemaläggning
Lägg upp ett schema med korta och långa milstolpar. Projektledaren markerar var projektet ska vara enligt en tidslinje.

3. Kontrollering
Kontrollera aktiviteter och skapa kontrollpunkter. Se till att allt arbete följer schemat och att budgeten inte överskrids.

Bild-på-projektledarens-arbetsbord

Projektledarens egenskaper

Att vara projektledare är ingen barnlek, utan det kräver hög kompetens inom en rad områden för att kunna producera regelbundna resultat. Rollen kräver att du jonglera flera bollar samtidigt utan att tappa fokus.

Här är några viktiga egenskaper för att bli en bra projektledare:

Bra kommunikationsförmåga

Det är vitalt att projektledaren kan kommunicera vision, strategi och slutmål med gruppens medlemmar. Arbetet ska vara tydligt och samtliga medarbetare ska veta exakt vad som förväntas av dem.

Gruppens moral är alltid viktig, därför måste en bra projektledare kunna motivera och inspirera de anställda också. Ett bra munläder är en stor fördel i den här yrkesrollen!

[ Läs: Förbättra din kommunikationsförmåga ]

Stresshantering

På grund av arbetets natur, så tillkommer ofta en hel del stress. Framförallt mot slutet av projektet då alla pusselbitar måste vara på plats inför deadline. En projektledare som springer runt som en nackad höna och stressar sina medarbetare, kommer troligtvis inte bli anställd igen.

Ha is i magen och förtroende för din kompetens. Du har planerat och underhållit projektet, du vet vad som ska göras och hur det ska göras. Ta det lugnt och planera på ett sätt som gör att du inte behöver bli stressad. Men när en krissituation väl dyker upp, då är det viktigt att du fattar logiska beslut och behåller lugnet.

Integritet

Kom ihåg att du leder ett arbetslag och, med största sannolikhet, representerar en organisation. Din uppgift är att få gruppen i mål, att nå framgång och bra resultat. Att agera utefter vad som får dig att se bäst ut, kommer inte att leda till något bra. Varken för dig eller gruppen.

Det finns inget värre än att ha en projektledare vars huvudintresse är att se bra ut inför chefer och kollegor. Bäst resultat kommer från en empatisk och rättvis projektledare med integritet.

Välorganiserad

Att vara projektledare innebär ett stort ansvar. Att skapa en produktiv miljö för dig och gruppens medlemmar är kritiskt. Struktur och organisation ger trygghet i ditt arbete.

Föreställ dig att när du arbetar, så ska vem som helst kunna hoppa in i din position och förstå exakt vad som pågår. Papper, grafer, strategier, scheman och gruppindelningar ska vara förståeliga och strukturerade.

Bra problemlösare

Folk brukar säga att de är ”bra problemlösare”, när man frågar hur så blir svaret genast lite luddigare.

Att vara en bra problemlösare när det kommer till projektledning hänger på två saker:

  • Du har anställt rätt personer
  • Du låtsas inte som att du kan allt

När ett problem dyker upp så behöver du inte veta hur man löser det på en gång. Men när ett problem dykt upp, så är det viktigt att du har rätt expertis runtom dig. Det vill säga att du har anställt kompetent personal.

En annan nyckelpunkt är att du inte behöver låtsas som att du kan allt. En bra projektledare gissar inte, han går tillbaka till skrivbordet och analyserar situationen för att hitta en effektiv lösning på problemet. Man framstår inte som inkompetent om man inte kan svara på en fråga på stående fot. Man framstår som inkompetent om man svarar på något man inte har någon aning om.

[ Läs: Vilka olika typer av ledarskap som finns ]

Planering

En stor del av projektledarens arbete går ut på att planera. Budgeten ska fördelas, medarbetare ska tillsättas, strategier ska skapas och scheman ska göras.

Hela projektet står och faller på ledarens planering, så det är ett extremt viktigt att man lägger mycket kraft och energi på det.


Fortsätt läsa på Formell:

Lämna en kommentar