Styrdokument är till för att strukturera, organisera och informera verksamheten. Det är något alla företag borde göra, stora som små. Vi går igenom vad ett styrdokument är för något och hur du på bästa sätt skriver ett.
Många företag och verksamheter vill så mycket, men irrar ibland runt i blindo. Man har hört att man ska skriva ett styrdokument, men man vet inte riktigt hur eller varför. Resultatet blir en enorm hög med papper som listar regler, visioner och strategier. Ingen kommer traggla sig igenom all den texten, än mindre komma ihåg något.
Längre ner i artikeln hittar du tips på hur du skriver ett styrdokument av värde.
Vad är styrdokument
Ett styrdokument anger vad som har blivit beslutat inom en organisation. Vare sig det är företagets visioner, strategier eller policys.
Varje styrdokument har en tydlig avsändare och mottagare. Beslutsfattaren/avsändaren måste alltid vara överordnad den som adresserats dokumentet.
Varför har man styrdokument
Syftet med ett styrdokument är att ge verksamheten riktlinjer som måste följas för att kunna nå det gemensamma målet. På så sätt skapas en enhetlig förståelse för vad uppdraget är och hur det ska utföras.
Tack vare styrdokumenten så vet ledningsgrupper, chefer och gruppens medlemmar exakt vad som förväntas av dem och hur företaget förhåller sig till omgivningar och situationer. Dokumentet kan innehåller regler, instruktioner, rutiner, procedurer och annan viktig information för operationen.
Styrdokument brukar regelbundet följas upp och uppdateras.
[ Läs: Kaizen – en modell som förbättrar ]
Skriv styrdokument på bästa sätt
Ett av de vanligaste problemen med styrdokument är att de skrivs på ett sätt som gör att ingen läser dem. Och om någon skulle läsa dokumentet så kommer de ändå inte ihåg någonting.
Anledningarna till den låga kvaliteten kan vara många, men ofta är det för att texten är skriven på ett långdraget och oinspirerande sätt. Det blir en form av tortyr att ta sig igenom. Här är några tips och råd för att undvika det:
- Ha ett klart syfte med styrdokumentet: hur kan vi optimera verksamheten
- Skriv kort och koncist
- Styrdokumentet är en ledstång, en hjälp i vardagen. Inte ett detaljstyrt regelverk
- Var tydlig och enkel, inte komplex och långdragen
- Undvik stora mängder instruktioner och fokusera på helheten istället
- Undvik ”du får inte”-listor
Kom ihåg att de som ska läsa och följa styrdokumentet är människor och inte robotar. Riktlinjerna kommer att påverka deras vardagliga liv och syftet är att göra det i positiv bemärkelse. Du vill därför inte detaljstyra deras arbete i styrdokumentet, utan texten ska fungera som en vägledning för verksamheten som helhet.
Att läsa om saker man inte får göra, sida efter sida, är kontraproduktivt. Peka mot vägen vi ska gå tillsammans istället för att peka på vägen vi inte ska gå.
Innan du börjar skriva styrdokumentet är det viktigt att du förstår varför du gör det. Vad är syftet och målet? När författaren själv inte är klar och införstådd med vad han eller hon vill uppnå, så kommer ingen annan heller bli det. Resultatet blir ofta att styrdokumentet består av utfyllnad.
